A koronavírus időszakában most aki csak teheti a szociális távolságtartás jegyében, és a #MaradjOtthon kampány kapcsán otthonról végez munkát. Nem csoda, hogy ebben a kihívásokkal teli, új helyzetben hatványozottan megugrott az online meetingek, beszélgető platformok iránti kereslet, a Zoom és a Microsoft Cloud felhasználóinak száma négyszeresére ugrott, a Microsoft pedig közel 800%-os növekedést jelentett be a napokban.*
Azoknál a munkahelyeknél, ahol megszokott volt ez a fajta online egyeztetési forma, ott valószínűleg rugalmasabban sikerül alkalmazkodniuk az új szituációhoz, azonban sokan csak alkalomszerűen vagy maximum kényszerűségből használták ezt az online, kétirányú kommunikációs csatornát a mindennapi kapcsolattartásra. A kollégák közötti kommunikáció minősége fontos munkahelyi tényező, így számos vállalat fektet most energiát abba, hogy a munkatársak ne csak elsajátítsák ezeknek a rendszereknek a működését, de nehézség helyett lehetőségként kezdjenek tekinteni rájuk.
Fontos az elején tisztáznunk, hogy egy Skype, Messenger vagy Zoom beszélgetés - legyen bármilyen sikeres is - nem képes a személyes jelenlétet pótolni, egyszerűen másra optimalizált, más lehetőséget biztosít. Az online társalgás teljesen másfajta figyelmet és részvételt követel meg tőlünk, így sokak számára közel sem egyértelmű, számos előre látott és nem látott kihívást rejteget. Vizsgáljunk meg közelebbről párat!
Itt vagy?
Elsőként elmondható, hogy az online konferenciák, meetingek, tréningek sokkal fárasztóbbak, mint egy ugyanilyen hosszú személyes találkozás. Természetesen élőben sem egyszerű feszült figyelemmel kísérni egy több órás megbeszélést, azonban egy huzamosabb online beszélgetés után extrán kimerül az ember idegrendszere, ennek a legfontosabb oka pedig a multitasking, azaz a nagyon sok a párhuzamosan végzett tevékenység és inger. A számítógépen ugyanis túl sok lehetőség, rengeteg minden van “nyitva” előttünk, extrém könnyű elkalandozni és sokkal nehezebb fókuszban maradni, mintha a kollégáink szemébe nézve egy közösen meghatározott témára koncentrálnánk a tárgyalóban.
Sokat tud segíteni, ha ennek tudatában minimalizáljuk a párhuzamosan végzett teendőket és bár nagyon kecsegtető elkalandozni (hiszen csak pár kattintás egy másik munka közben...), lehetőleg egyszerre egy dologgal foglalkozzunk. A javasolt online megbeszélési idő pedig maximum 1,5 óra, egy nap ez legfeljebb kétszer javasolt az idegrendszer pihentetése végett, köztük minimum fél órás szünettel.
Ott vagyok
Elsőre furcsának tűnhet, de kicsavart és életszerűtlen helyzet, hogy beszélgetés közben ezeken a platformokon önmagadat (is) látod. Ez a való életben, egy klasszikus beszélgetésben nincs így, ennek köszönhetően sokkal többet foglalkozunk magunkkal, mint amúgy, megbeszélésen sokkal nehezebb a beszélőre fókuszálni. Amíg azzal vagyok elfoglalva, hogy hogy áll a hajam, karikás-e a szemem, a többiek miként látnak engem, addig sem rájuk figyelek. Sokakat könnyen kizökkent ez a kényelmi opció.
Segíthet, ha a beszélgetés elején beállítjuk a videó képét, majd miután meggyőződtünk róla, hogy a kameránk nem a plafont mutatja, (vagy egy olyan részletet amit nem szívesen kommunikálnánk magunkról) ezután lehetőleg minimalizáljuk, kicsinyítsük le, vagy tüntessük el a saját képünket a képernyőről. Komoly fókusz-százalékokat spórolhatunk meg ezzel az apró trükkel, és nagyban növelhetjük a szellemi jelenlétünket.
Nekem mondtad?
Trükkös jelensége ezeknek a beszélgetéseknek, hogy bár tudjuk hogy ez nem lesz személyes, ’face to face’ élmény, valójában tudat alatt mégis valami hasonlót várunk el tőlük. Ez az erősen szűrt, érzelmileg is szűkített szituáció azonban legtöbbször steril hatást kelt, és a köztünk lévő távolság is erősen érződik. Miért?
A videóbeszélgetés egy remek módja lehet a kommunikációnak, de ahhoz már túlságosan is modern, hogy az agyunk teljesértékűnek értelmezze a látottakat. Gyakran érződik “még nem, már nem” állapotnak, ugyanis nagyon limitált a kép, amit a többiekből látunk, így gyakran nem kapjuk meg azt az érzetet, hogy a másik velünk beszélget, hozzánk beszél. Erősíti ezt az a vizuális hatás is, hogy a legtöbbünk az online meeting alatt ide-oda nézeget, de legritkább esetben a kamerába, ami ez esetben furcsa módon a szemet “helyettesítené”.
Mintha “mindenki a melledet bámulná”, vagy “eltitkolna valamit”, ez pedig hosszú távon akaratlanul is azt az érzetet kelti, hogy a beszélgetés többi résztvevője nem veled beszélget, vagy nem érdekli a mondanivalód, azonban valószínűleg szó sincs erről. Persze igazán kellemetlen szituáció, amikor az egyik kolléga egy ilyen beszélgetés során nagyon látványosan mást csinál, pl. gondozza a farmját, vagy a gmail fiókját pucolja éppen.
Tanár Úrnak tisztelettel jelentem
A nagyobb létszámú telefonkonferenciákat gyakran a vállalatok egy moderátor (egy választott kolléga, oktató vagy felettes) segítségével tartják mederben, akinek a szerepe nem csupán a koncentrált témafelvetésekért és a meeting menete miatt fontos, de sokszor technikai akadályokat is kiküszöböl (pl. az egyszerre megszólaló, és emiatt nem hallható kollégákat sorban újra megkérdezi...stb.). Azonban a “felügyelet” érzése, vagy pont a figyelem hiánya ebben az érzékeny szituációban pluszban olyan negatív asszociációkat is behozhat egy munkacsoportba, amivel a személyes kapcsolattartáskor még nem kellett számolnunk. Mintha mindannyian szerepelnünk kellene az osztály (egymás) előtt, de izoláltan veszünk részt ebben. Megszólalásunkkor valójában nem kapunk olyan mély figyelmet, amitől azt éreznénk, hogy egy csapat részei vagyunk és mindenki valóban jelen van.
Hogy ezeket a nehézségeket elkerülhessük, létfontosságú az online megbeszélés elején egy közös etikett kialakítása, mely platformtól független. A saját, belső, kicsi szabályok behozatala, egyezményes kézjelek és illemtan sokat segíthet abban, hogy mindannyiunk számára megkönnyítsük ezt a kommunikációs csatornát. Segíthet, ha néha a kamerába is nézünk, vagy tegyük távolabb a kamerát, hogy kicsi látószög eltérés legyen, ez biztosabbá teheti a jelenlétet és a figyelmet.
EUREKA TIPP: Apró trükk lehet, hogy egy online tréning vagy meeting esetén az előadónak javasolt állnia inkább, nem ülni. Teljesen más energiaszinttel, testtartással, hanghordozással jelenik meg így a mondandónk, és a hallgatóság figyelmét is könnyebb hosszabb távon fenntartani ebben a testhelyzetben.
Ezek az online alkalmak még a gyakorlottabb munkavállalók számára is hozhatnak újdonsült nehézségeket, azonban türelemmel, gyakorlással és a kényelmetlen helyzetek tudatos kezelésével hatékonyabbá tehetők ezek a megbeszélések.
Home Office cikksorozatunk továbbra is folytatódik, hasznos tippekkel és szakmai segítségnyújtással állunk rendelkezésetekre. Ha úgy érzed jól jönne némi kezdő iránymutatás és támogatás, vagy csak szívesen beszélgetnél az új helyzetről szakképzett coach kollégáinkkal, keress bennünket bizalommal!
Szerző: Győri Zoltán
