Egyre több HR-estől és vezetőtől hallom, hogy eljött az a pont, ahol invesztálniuk kell a csapatuk fejlesztésébe. A COVID-19 korszakában, amikor magas a költségvetési nyomás, ez a fajta kezdeményezés gyakran kerül mikroszkóp alá, könnyen érthető okokból.
Túl gyakran fordul elő, hogy a vezetők nem arra összpontosítanak, hogy nézne ki egy jó végkimenetel, vagy hogyan lehetne mérni a haladást mind a csapat, mind az egyén szintjén. Pedig ahhoz, hogy egy csapatfejlesztési folyamat sikerrel záruljon, egyértelmű célokra van szükség!
Mit kellene teljesíteni a csapatnak? Milyen változást vársz a fejlesztéstől?
A cikk a hajtás után folytatódik!
Ahhoz, hogy a fejlesztés ne lógjon a levegőben és ne legyen merő idő- és pénzpocsékolás, ezekre a kérdésekre tudnod kell a választ. Az eredményességi mutatók és a mérföldkövek meghatározása lehet közös gondolkodás eredménye is, de azt, hogy hova szeretnél eljutni a csapatoddal és miért, jó ha megvan már az első konzultációra. Ezeket az információkat a folyamat során következetesen kommunikálni kell a csapat felé is.
A leghatékonyabb eredményeket akkor tudjuk elérni, amikor a munkatársak be tudják fejezni az „Ezt most azért csináljuk mert” kezdetű mondatokat. Kulcsfontosságú ehhez, hogy a csapattagok megértsék
- az erősségeiket,
- ezek hogyan fejleszthetőek,
- hogyan járulnak hozzá a csapat és a cég teljesítményéhez,
- hogyan illeszkedik mindez az üzleti célokhoz
- és hogy hol vannak még fejlesztendő hiányosságaik (egyénileg és együttesen is).
A CSAPATFEJLESZTÉS ALAPJA: A CÉLKITŰZÉS
Ahogy látszik, a csapatfejlesztés túlmutat a tipikus csapatépítés hatókörén. A legtöbben mégis azt remélik, hogy elég pár alkalommal egy kicsit “összerázni a csapatot”, vagy ha újra összejöhetnek az irodában, akkor majd megoldódnak a problémák. Sajnos ez jó eséllyel kevés. Valószínűleg ezek a gondok már korábban is jelen voltak, csak a kényszerű home office, az izoláció és a bizonytalanság felnagyította őket.
A csapatfejlesztés kulcsmozzanata a cél kitűzése. Sok szervezetben ez meg is valósul céges vagy egyéni szinten, kommunikálva vannak az üzleti célok, és 1-on-1-okon feltárásra kerültek a munkatársak személyes vagy szakmai céljai. Gyakran kimarad azonban egy igazán fontos lépcsőfok: a csapat szintje. Határozd meg a csapat céljait, ezzel pedig az elérendő eredmények felé tudod irányítani a munkatársak figyelmét.
Ha elkezded meghatározni a csapat célját, azzal az elérendő eredmények felé tudod irányítani a munkatársak figyelmét. Miután megvan az erős, egyértelmű cél, a csapatok azonosíthatják teljesítményük hiányosságait, megvitathatják a megoldásokat és együttesen léphetnek előre.
A csapatfejlesztési munkamenet koordinálásakor figyelembe kell vennünk a kihívásokat, amelyekkel a csapat szembesül, ilyenek lehetnek a(z):
- kihívást jelentő mérföldkövek
- ügyfelekkel kapcsolatos nehézségek
- új projektek végrehajtása az új működés szerint
- projektek befejezésének rövid határideje
- nagyigényű stakeholderek (a projektet bármilyen módon kívülről-belülről befolyásoló szereplők)
HOGY NÉZ KI EZ A GYAKORLATBAN?
Ahány csapat, annyiféle folyamat, de íme egy gyors példa.
KIHÍVÁS: Adott egy 8 fős, kreatív ipari területen dolgozó csapat, akikkel 2020 őszén kezdtünk el együtt dolgozni. Céljuk az volt, hogy 2021 Q2-re átálljanak projekt alapú működésre, egyértelműen körbehatárolt felelősségi és feladatkörökkel. A cég új piaci szegmens meghódítására készült, ehhez a csapatnak is szintet kellett lépnie, mindezt a második COVID-19 hullám alatt.
KIINDULÁSI HELYZET: A közös munkát megelőzően a csapat már elvégzett egy belső személyiségfelmérést, melynek a részletes kielemzése csak részben történt meg. Mi az együttműködést ezért a célfelmérés mellett hálózatkutatással és motivációs felméréssel kezdtük. A felmérési folyamat kimutatta, hogy a csapat erősen szociális és kapcsolatfókuszú. Mindemellett arra is hamar fény derült, hogy a csapat a közös célokért erősen elkötelezett, egy irányba néz.
Voltak azonban ennek a működésnek hátulütői is: kollektív szorgalmuk miatt megfeszítetten dolgoztak, túlterheltek voltak, viszont nem delegálták egymás között megfelelően a feladatokat. A munkavégzés során pedig negatív visszajelzést szinte egyáltalán nem adtak egymásnak, mert nem akarták károsítani a csapategységet és a kapcsolataikat.
FOLYAMAT: A csapatfejlesztés 6 hónapon keresztül tartott, a fejlesztési program elemei az alábbiak voltak:
- Meeting kultúra fejlesztése
- Vezetői és teamcoaching alkalmak
- Célzott tréningek: projektmenedzsment, visszajelzés
- Agilitás workshopsorozat, és szervezetre szabott agile folyamatmenedzsment beépítése a mindennapi működésbe
EREDMÉNY: Az egész csapat elkötelezett volt a változtatás mellett, és bár voltak megterhelő időszakok a folyamat során, mindenki fókuszban maradt. A közös munkánk eredménye többek között az volt, hogy engedélyt adtak egymásnak a számonkérhetőségre, és hogy a visszajelzési készségükön fognak dolgozni azért, hogy ezt gyorsabban és hatékonyabban megtehessék.
A túlterheltségük kapcsán felismerték, hogy fejlődniük kell a segítségkérésben, és megállapodtak, hogy támogatják egymást abban, hogy szükség esetén tudjanak nemet mondani. Ez megnövelte a bizalmat a csapattagok körében.
A folyamatok és az ezekhez tartozó feladat- és felelősségikörök tisztázásra kerültek, így sokkal egyértelműbbé vált a csapattagok számára, milyen keretek között mozognak önállóan, és hol kell bevonni másokat. Ennek eredményeként csökkent az egyéneket terhelő stressz szint, sokkal átláthatóbb és tervezhetőbb lett a mindennapi feladatokhoz kötődő személyes teendő és elvárás rendszer, illetve az is, hogy egyes munkafolyamatok hogyan illeszkednek a szervezet stratégiai és üzleti céljaihoz.
FONTOS RÉSZLET: A teljes fejlesztés hibrid formában zajlott, ami azt jelentette, hogy a kollégák az irodából és otthonról vegyesen vettek részt benne. Ezért folyamatosan fókuszt tartottunk azon, hogy minden héten legyen lehetőségük a kapcsolódásra és egymás virtuális vállveregetésére.
ÖSSZEGZÉSÜL:
Megfelelő idő- és erőforrás-befektetéssel a csapatfejlesztő folyamat nagyszerű eredményeket hozhat, amibe ilyen bizonytalan és gondterhelt időszakban is megéri invesztálni. Sőt, talán most van leginkább szükség a csapatok fejlesztésével hathatósan foglalkozni.
Szerző: Bódi Gabi - Szervezetfejlesztési vezető
