3 egyszerű ötlet az élhető open office-ért

Apró változtatásokkal felrázhatod a munkahelyi légkört!

Facebook Tetszik

2019. július 23. - [eureka]

Bár számos vállalat hisz az elsőre gazdaságosnak és kényelmesnek tűnő open office rendszerben, az ott dolgozók a legtöbb esetben egyáltalán nem kedvelik ezt a formát (az Offiseven 2018-as felmérése szerint a magyar munkavállalóknak mindössze 5%-a választaná munkahelyéül).1

De miért is van ez?

A nyitott irodák állandó zúgásában vagy épp halálos csöndjében lehetetlen valóban elmélyült munkát végezni, az ugyanis fókuszt, figyelmet és kollégák közti szinergiát igényelne.

A közös térben történő munka nagyfokú alkalmazkodást kíván, ami a létszám növekedésével egyre nehezebbé válik. Az ott dolgozókat érő túl sok impulzus és alapzaj pedig rövid időn belül lemeríti az idegrendszert. A zavaró tényezőket mindenki megpróbálja kizárni, azonban elménk önkéntelenül is odafigyel rájuk, aminek evolúciós okai vannak: elődeink ugyanis csak úgy tudtak túlélni, ha minden közeli hangot meghallottak.

Emellett a nyitott terű iroda az ott ülők privát szféráját is jelentősen lecsökkenti vagy akár teljesen megszünteti. (Bár erre vonatkozóan már vannak modern megoldások itthon is pl. a Silent-booth, azaz a zajszűrő fülke ahol a kollégák kíváncsi fülek és pillantások nélkül, nyugodtan intézhetik magánbeszélgetéseiket.)2

Ilyen körülmények közt dolgozva nem csoda, ha csökken a kollégák koncentrációja, illetve sokkal feszültebbé, idegesebbé válnak, ez pedig növeli a konfrontáció esélyét - az eredeti szándék szerinti békés kollaboráció helyett.

Ethan Bernstein (Harvard Business School) 2019-es kutatása szerint az elszigetelt irodai rendszerből újonnan open office rendszerbe csöppenő kollégák közt a szemtől szemben kommunikáció 70%-al csökkent, és egyre inkább szinte csak elektronikus kapcsolatfelvételre korlátozódott. A legtöbben azt nyilatkozták, hogy nem akarják megzavarni a kollégájukat, inkább „küldenek neki egy gyors emailt”, amit biztosan elolvas, hiszen laptop előtt ül. A cégvezetők eleinte pozitívan értékelték az egyéni interakciók csökkenését, hiszen a produktivitás így kimutathatóan megnőtt, azonban a dolgozói elégedettség talán sosem volt ennyire alacsony a valós emberi kapcsolatok hiánya miatt.

Napjainkban erre válaszul, a munkahelyi well-beingre törekedve a legtöbb multinacionális cég hibrid irodákat (hybrid office) hozott létre, melyek elegyítik az open office tereket a kisebb meeting roomokkal, azaz zárható helységekkel, így alakítva ki a különböző tevékenységhez illő és emberibb környezetet.

Azonban a tényleges probléma kulcsa a kollégák egymás közti kommunikációjának, és jó közérzetének megreformálásában rejlik, ehhez nyújtunk mostani cikkünkben 3 apró játékos tippet!

1. Alkoss közösséget! - Szociális kihívás tábla

Egy apró, közösségépítő munkahelyi kihívás alkalmas lehet a szociálisan introvertáltabb kollégák megnyitására, ráadásul játékosságot csempész az egymást még alig ismerő dolgozók napjaiba is. A Kihívás Táblát érdemes a bejárat közelébe tenni, hogy mindenki már érkezéskor találkozzon vele, és az adott napi/heti kihívással. Fontos, hogy nem szerencsés kötelezővé tenni a játékot. A feladatok fókusza a kollégák egymás közti kommunikációja legyen, pl. készítsenek közös szelfit 3 olyan emberrel, akivel egy hónapban / városban születtek vagy alkossanak csoportosan egy post-it feliratot valamelyik falra, és fotózkodjanak is le a művükkel. Az elkészült fényképeket érdemes kitűzni a kihívás táblára, és a legkreatívabb alkotókat némi extra nyereménnyel jutalmazni (pl. egy munkahelyi masszázzsal vagy étterem-kuponnal). Kis eszközigényű ötlet, mely főleg ötletességet kér tőletek.

2. Légy egyéniség! - Avatar bögre

Főleg az onboarding szakaszban gyakori, hogy a kezdő munkatárs az első napokon teljesen elveszve érzi magát az open office tág terében. Egyelőre még senkit sem ismer igazán, így ilyenkor egy kedves, játékos gesztus, például az üdvözlő csomagjába rejtett, személyre szabott privát bögre sokat segíthet az új kolléga hatékony beilleszkedésében. Elsőre nehéz diónak tűnhet - főleg nagy létszámú munkahelyeknél -, de az interneten könnyen fellelhető ingyenes grafikai elemekkel percek kérdése, hogy az új munkába álló dolgozó jellemző ismertető jegyeivel (pl. tetkóval, raszta hajjal, szemüveggel…stb) felszerelt avart egy matricára nyomtatva teret engedjünk a személyiségének. Ennek az apró gesztusnak számos motiváló előnye van: erősíti a közösséghez tartozás érzését, segíti a visszahúzódóbb kollégák egymás közti kapcsolatteremtését, és azzal az érzéssel ajándékozza meg az újoncot, hogy ennél a cégnél megbecsülik az egyéniséget.

3. Alakítsd Te a teret! – Kreatív térkialakítás

Legyen szó a falakon megjelenő különböző (pl. geometriai mintás) tapétákról, műfűvel befedett babzsákos/függőágyas pihenő szobáról egy csocsóval, vagy egy árnyas tetőteraszról, fantasztikus ötlet a kollégák kezébe adni a döntést, hogy milyen környezetben szeretnék tölteni a mindennapi munkaóráikat. Egy közösségi helységben kialakított közös fotófal számos pozitív emléket ébreszthet a csapatépítésekről és bulikról, így növelve a cég iránti elköteleződést. Számos költségkímélő, játékos megoldás létezik egy élhető munkakörnyezet kialakítására, az ezen való ötletelés pedig aktivizálja az ott dolgozókat, és sokkal inkább magukénak érzik majd a teret ahol a napjuk nagy részét töltik.

Hogy mennyire lesz sikeres egy nyitott terű irodában történő közös munka, az nagyban az ott dolgozók együttműködésén és kreativitásán múlik, így fontos hogy folyamatosan kísérjük valódi figyelemmel a kollégák közérzetét, és mindennapjait. Pár apró játékos tippel könnyen oldhatjuk a mindennapi munkahelyi feszültségeket!

Ha úgy érzed szívesen vennél némi szakmai segítséget, hogy a céges folyamataid élményszerűbbek legyenek, keress meg bennünket, és mi személyre szabottan ötletelünk veled egy kávé mellett!